Вы не спрашивали, я рассказываю!
Сегодня - про мой мир планирования с помощью Notion.
Inb4. Страница в ноушне у меня одна. Все скриншоты сделаны на ней, в заметке отображаются в порядке скролла вниз.
Погнали скроллить!
Обновление:
Буквально на следующий после публикации день поступила информация, что ноушн начал, без предупреждения и возврата средств, отключать аккаунты пользователей из России.
Настоятельно рекомендую пользоваться сервисами, где вы владеете данными.
entrypoint - tasks
Первое, что встречает меня - список задач.

Список задач
Есть три группы задач:
Today
- те, что должны быть выполнены сегодняWeek
- задачи на ближайшее время; неделя - это условностьSome day
- задачи на “когда-нибудь”
Качественно запланированным считается такой день, в конце которого задач в списке Today
не осталось. Понятно, что так выходит не всегда, но это точка роста.
Все задачи я просматриваю сразу - как личные, так и рабочие. Если списков задач несколько, какой-нибудь из них обязательно станет главным - будут откладываться, например, личные задачи.
Для удобства, всё-таки, задачи группируются по тегу. Таких тегов у меня четыре:
Personal
- всякие личные задачи - “пойти в магазин”, “помыть посуду”Work
- рабочие задачиProject
- задачи, что относятся к проектам (отсутствие в списке задач этой категории служит неплохим напоминанием)Routine
- рутинные задачи - о них будет дальше, но, как пример - “подлить воды в увлажнитель”, “выпить витамины”
В задаче важна формулировка. Правильная формулировка - необходимость. Без хорошей формулировки задача обречена висеть в списке вечность. Не буду на этом останавливаться - лучше отошлю к Максиму Дорофееву, он на этом собаку съел. Ещё важно задачи не путать с проектами - это вот самая распространённая ошибка.
Не обошлось и без дополнительных удобств. У задачи может быть три состояния - “без статуса”, Done
и Canceled
. Как только статус заполнен, задача пропадает из списка.
Другое удобство - отложенные задачи. Проставляется день, до которого задача не отображается в списке. Удобно, например, когда чем-то заблокирован до определённой даты. Или нужно не забыть поздравить кого-нибудь с днём рождения.
Ещё одно удобство - задачи с красным яблочком. Это задачи, которые ну обязательно нужно сделать день в день - полить цветы; поздравить, опять же, с днём рождения.
Есть несколько источников задач, о них я расскажу ниже, но, коротко, это входящие, проекты и рутинные задачи.
inbox
Скроллим дальше. Попадаем в inbox.

Входящие
Инбокс - крайне важная для планирования сущность. В него стекаются все возможные входящие потоки, которые предстоит обработать. Эти потоки, далее, трансформируются в идеи, проекты, задачи, рутинные задачи, книги, а порой даже в цели. К потокам входящих относятся сообщения в мессенджерах, письма на почту, просьбы друзей/коллег/семьи - т.е. вообще всё.
Главных требований к инбоксу всего два:
- Инбокс должен быть только один
- Возможность его заполнить должна быть максимально удобной; проще, чем любое другое действие
Требования тесно связаны друг с другом. Если инбоксов несколько, то и разгребать их тяжелее - про каждый нужно как-то помнить, регулярно посещать. Вместе с этим, много инбоксов появляется, когда заполнять только один - неудобно. Пример - обычно проще оставить непрочитанным сообщение, чем сразу его куда-то записать. Поэтому важно сделать так, чтобы инбокс можно было заполнить быстро и просто.
Сейчас инбокс я могу заполнить тремя способами. Первый из них - я просто могу написать то, что мне нужно, потыкав пальчиками по клавиатуре в notion.
Второй чуть более гиковский - у меня есть телеграм бот, которому можно прислать текст или переслать сообщение - оно сохранится в notion в раздел “входящие”.
Ну и самый упоротый третий способ - я накодил диалог с Алисой - могу голосом попросить записать в notion сообщение. Очень удобно этим пользоваться, когда руки заняты, кхм…, готовкой. Ну или телефон с ноутбуком где-то далеко.
Куда уходит детство уходят входящие, кроме задач, разбираемся дальше.
projects
Частое пристанище входящих - это проекты.

Проекты
Проект - это такая большая раздутая задача, которую решить можно только в несколько заходов. Проекты бывают разных масштабов - от “Пересадить фикус” до “Создать создать персональный блог” или “Съездить в отпуск в Корею”.
Галочкой отмечаются проекты, по которым есть задачи не в статусе Done
. Помогает следить за тем, чтоб проекты не протухали.
Также у проектов есть статусы:
Active
- по которым надо заводить задачи и пахатьOn Hold
- поставленные на паузу - нужно чего-то дождаться или просто нет настроения заниматьсяSelected
- выбранные из бэклога проекты, которыми хотелось бы поскорее заняться- “Без статуса” - бэклог проектов на “когда-нибудь”
Fin
- завершённые проекты
У каждого проекта должна быть соответствующая цель (или ценность). Если проект не отражает какую-либо цель или ценность, то, вероятно, его и вовсе не нужно делать. Либо какая-то цель выпала из вида - сигнал к рефлексии. Для удобства, проекты без проставленной цели помечаются страшной напоминалкой.
ideas

Идеи
Идеи - это чёрт его знает, что. Это и не проекты - не совсем понятно, что с ними делать, но уже и не входящие. Как правило, идеи могут висеть очень долго. Иногда они превращаются в проекты, иногда - удаляются.
Процесс с идеями простой - они отсортированы по дате последнего редактирования, поэтому, когда приходит время поковырять идеи, я просто захожу в самую тухлую, читаю, что ж это за идея, и что-то дописываю. Когда записи образуют критическую массу - формируется какое-то понимание - вот тогда идея и может стать проектом.
targets

Во-первых, цели, это - мемы
Цели - это что-то глобальное, это результат рефлексии - “кто я”, “что я”, “чем я хочу заниматься”. Исключение - “обязанности”. Тут, как бы, без вариантов. Те же нологи приходиться плотить.
Цели помогают фокусироваться на необходимом; отбрасывать ненужные, лишние проекты; следить за тем, чтобы желания и амбиции не были задушены рутиной.
Нет, ну вы посмотрите, как мемно я оформил эти свои цели! Благодать!
books
Продолжаем скроллить дальше и доскролливаем до книжной полки. Тут я храню бэклог книжек к прочтению; список тех, что хотелось бы прочитать поскорее; список читаемых книг; список книг “на ревью”; и, наконец, тех, что завершены.

Книжный шкаф
Немного про ревью. Раньше я просто писал своё впечатление от прочитанного, но надавно пошёл дальше. Сейчас я пишу конспекты в Obsidian. Туда я записываю и впечатления, и цитаты (для этого у меня есть удобный jupyter notebook - делает мне markdown файлы из заметок с kindle) и свои мысли. Эдакий лёгкий zettelkasten головного мозга.
Я пока только учусь правильно читать книги, но очень стараюсь.
daily
Доскроллив до самого дна, натыкаемся на рутину.

Рутина
Здесь отображаются задачи, которые нужно сделать в течение дня.

Планирование рутины
Формируется список задач следующим образом - есть список задач с расписанием (см. картинку выше), из которого автоматически формируется список на день.
N/D в списке - это Numerator/Denominator (Числитель/Знаменатель). Пояснения, думаю, излишни - все проходили через это в вузе/лицее.
В остальном - задачи появляются в списке либо ежедневно (см. задачи с тегом Routine
), либо в какой-то конкретный день недели.
Увы, автоматически копировать их в основной список задач пока не вышло. Надо поковырять обновлённое Notion API - возможно, теперь это можно будет просто сделать - по cron’у запускать раз в сутки копирование задач (записал себе во входящие 😏).
вместо заключения
Вот, собственно, такой у меня небольшой мирок планирования помогает мне ежедневно.
Ну и небольшой список книг, что помогли в выстраивании моей системы:
- Максим Дорофеев - Джедайские Техники
- Максим Дорофеев - Путь Джедая
- James Clear - Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones
Скажу честно, без книг Максима ничего этого и вовсе не было бы. А “Атомные Привычки” помогли выстроить круто работающую рутину.