ctrl - alt - freak

Вы не спрашивали, я рассказываю!

Сегодня - про мой мир планирования с помощью Notion.

Inb4. Страница в ноушне у меня одна. Все скриншоты сделаны на ней, в заметке отображаются в порядке скролла вниз.

Погнали скроллить!

Обновление:

Буквально на следующий после публикации день поступила информация, что ноушн начал, без предупреждения и возврата средств, отключать аккаунты пользователей из России.

Настоятельно рекомендую пользоваться сервисами, где вы владеете данными.

entrypoint - tasks

Первое, что встречает меня - список задач.

Есть три группы задач:

• Today - те, что должны быть выполнены сегодня
• Week - задачи на ближайшее время; неделя - это условность
• Some day - задачи на “когда-нибудь”

Качественно запланированным считается такой день, в конце которого задач в списке Today не осталось. Понятно, что так выходит не всегда, но это точка роста.

Все задачи я просматриваю сразу - как личные, так и рабочие. Если списков задач несколько, какой-нибудь из них обязательно станет главным - будут откладываться, например, личные задачи.

Для удобства, всё-таки, задачи группируются по тегу. Таких тегов у меня четыре:

• Personal - всякие личные задачи - “пойти в магазин”, “помыть посуду”
• Work - рабочие задачи
• Project - задачи, что относятся к проектам (отсутствие в списке задач этой категории служит неплохим напоминанием)
• Routine - рутинные задачи - о них будет дальше, но, как пример - “подлить воды в увлажнитель”, “выпить витамины”

В задаче важна формулировка. Правильная формулировка - необходимость. Без хорошей формулировки задача обречена висеть в списке вечность. Не буду на этом останавливаться - лучше отошлю к Максиму Дорофееву, он на этом собаку съел. Ещё важно задачи не путать с проектами - это вот самая распространённая ошибка.

Не обошлось и без дополнительных удобств. У задачи может быть три состояния - “без статуса”, Done и Canceled. Как только статус заполнен, задача пропадает из списка.

Другое удобство - отложенные задачи. Проставляется день, до которого задача не отображается в списке. Удобно, например, когда чем-то заблокирован до определённой даты. Или нужно не забыть поздравить кого-нибудь с днём рождения.

Ещё одно удобство - задачи с красным яблочком. Это задачи, которые ну обязательно нужно сделать день в день - полить цветы; поздравить, опять же, с днём рождения.

Есть несколько источников задач, о них я расскажу ниже, но, коротко, это входящие, проекты и рутинные задачи.

inbox

Скроллим дальше. Попадаем в inbox.

Инбокс - крайне важная для планирования сущность. В него стекаются все возможные входящие потоки, которые предстоит обработать. Эти потоки, далее, трансформируются в идеи, проекты, задачи, рутинные задачи, книги, а порой даже в цели. К потокам входящих относятся сообщения в мессенджерах, письма на почту, просьбы друзей/коллег/семьи - т.е. вообще всё.

Главных требований к инбоксу всего два:

• Инбокс должен быть только один
• Возможность его заполнить должна быть максимально удобной; проще, чем любое другое действие

Требования тесно связаны друг с другом. Если инбоксов несколько, то и разгребать их тяжелее - про каждый нужно как-то помнить, регулярно посещать. Вместе с этим, много инбоксов появляется, когда заполнять только один - неудобно. Пример - обычно проще оставить непрочитанным сообщение, чем сразу его куда-то записать. Поэтому важно сделать так, чтобы инбокс можно было заполнить быстро и просто.

Сейчас инбокс я могу заполнить тремя способами. Первый из них - я просто могу написать то, что мне нужно, потыкав пальчиками по клавиатуре в notion.

Второй чуть более гиковский - у меня есть телеграм бот, которому можно прислать текст или переслать сообщение - оно сохранится в notion в раздел “входящие”.

Ну и самый упоротый третий способ - я накодил диалог с Алисой - могу голосом попросить записать в notion сообщение. Очень удобно этим пользоваться, когда руки заняты, кхм…, готовкой. Ну или телефон с ноутбуком где-то далеко.

Куда уходит детство уходят входящие, кроме задач, разбираемся дальше.

projects

Частое пристанище входящих - это проекты.

Проект - это такая большая раздутая задача, которую решить можно только в несколько заходов. Проекты бывают разных масштабов - от “Пересадить фикус” до “Создать создать персональный блог” или “Съездить в отпуск в Корею”.

Галочкой отмечаются проекты, по которым есть задачи не в статусе Done. Помогает следить за тем, чтоб проекты не протухали.

Также у проектов есть статусы:

• Active - по которым надо заводить задачи и пахать
• On Hold - поставленные на паузу - нужно чего-то дождаться или просто нет настроения заниматься
• Selected - выбранные из бэклога проекты, которыми хотелось бы поскорее заняться
• “Без статуса” - бэклог проектов на “когда-нибудь”
• Fin - завершённые проекты

У каждого проекта должна быть соответствующая цель (или ценность). Если проект не отражает какую-либо цель или ценность, то, вероятно, его и вовсе не нужно делать. Либо какая-то цель выпала из вида - сигнал к рефлексии. Для удобства, проекты без проставленной цели помечаются страшной напоминалкой.

ideas

Идеи - это чёрт его знает, что. Это и не проекты - не совсем понятно, что с ними делать, но уже и не входящие. Как правило, идеи могут висеть очень долго. Иногда они превращаются в проекты, иногда - удаляются.

Процесс с идеями простой - они отсортированы по дате последнего редактирования, поэтому, когда приходит время поковырять идеи, я просто захожу в самую тухлую, читаю, что ж это за идея, и что-то дописываю. Когда записи образуют критическую массу - формируется какое-то понимание - вот тогда идея и может стать проектом.

targets

Цели - это что-то глобальное, это результат рефлексии - “кто я”, “что я”, “чем я хочу заниматься”. Исключение - “обязанности”. Тут, как бы, без вариантов. Те же нологи приходиться плотить.

Цели помогают фокусироваться на необходимом; отбрасывать ненужные, лишние проекты; следить за тем, чтобы желания и амбиции не были задушены рутиной.

Нет, ну вы посмотрите, как мемно я оформил эти свои цели! Благодать!

books

Продолжаем скроллить дальше и доскролливаем до книжной полки. Тут я храню бэклог книжек к прочтению; список тех, что хотелось бы прочитать поскорее; список читаемых книг; список книг “на ревью”; и, наконец, тех, что завершены.

Немного про ревью. Раньше я просто писал своё впечатление от прочитанного, но надавно пошёл дальше. Сейчас я пишу конспекты в Obsidian. Туда я записываю и впечатления, и цитаты (для этого у меня есть удобный jupyter notebook - делает мне markdown файлы из заметок с kindle) и свои мысли. Эдакий лёгкий zettelkasten головного мозга.

Я пока только учусь правильно читать книги, но очень стараюсь.

daily

Доскроллив до самого дна, натыкаемся на рутину.

Здесь отображаются задачи, которые нужно сделать в течение дня.

Формируется список задач следующим образом - есть список задач с расписанием (см. картинку выше), из которого автоматически формируется список на день.

N/D в списке - это Numerator/Denominator (Числитель/Знаменатель). Пояснения, думаю, излишни - все проходили через это в вузе/лицее.

В остальном - задачи появляются в списке либо ежедневно (см. задачи с тегом Routine), либо в какой-то конкретный день недели.

Увы, автоматически копировать их в основной список задач пока не вышло. Надо поковырять обновлённое Notion API - возможно, теперь это можно будет просто сделать - по cron’у запускать раз в сутки копирование задач (записал себе во входящие 😏).

вместо заключения

Вот, собственно, такой у меня небольшой мирок планирования помогает мне ежедневно.

Ну и небольшой список книг, что помогли в выстраивании моей системы:

• Максим Дорофеев - Джедайские Техники
• Максим Дорофеев - Путь Джедая
• James Clear - Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones

Скажу честно, без книг Максима ничего этого и вовсе не было бы. А “Атомные Привычки” помогли выстроить круто работающую рутину.